Nebenkostenabrechnung – ein Überblick für Mieter und Vermieter

Nebenkostenabrechnung Nebenkostenabrechnung

Für gewöhnlich zahlt ein Mieter seinem Vermieter monatlich einen festen Betrag, der sich aus der Kaltmiete und der Nebenkostenvorauszahlung zusammensetzt. Sobald das Abrechnungsjahr vorbei ist, muss der Vermieter die Nebenkosten abrechnen. In vielen Fällen stimmen das Kalenderjahr und das Abrechnungsjahr überein – das ist muss aber nicht zwangsläufig so sein. Allerdings kommt es gerade im Bereich der Nebenkostenabrechnung immer wieder zu Fehlern, die nicht selten zu Lasten des Mieters gehen. Daher ist es zwingend notwendig, eine Nebenkostenabrechnung genau zu studieren und zu kontrollieren.

Nebenkostenabrechnung

Zu einer Kontrolle der Nebenkostenabrechnung gehören verschiedene Punkte, die man berücksichtigen sollte. Wir haben sie in diesem Artikel einmal zusammengefasst.

➞ Tatsächliche Wohnfläche

Häufig werden die Nebenkosten nach der angegebenen Wohnfläche auf die Mieter verteilt. Ist die Quadratmeterzahl zu hoch angegeben, zahlt der Mieter automatisch zu hohe Nebenkosten. Hier kommt es immer zu Unstimmigkeiten, daher sollte man immer die Wohnfläche selber nachmessen und kontrollieren, ob diese mit den Angaben in der Nebenkostenabrechnung auch tatsächlich übereinstimmt.



➞ Reparatur- und Verwaltungskosten

Diese Kosten sind nicht umlagefähig. Das bedeutet, dass Reparaturen im Haus oder im Garten nicht in der Nebenkostenabrechnung erscheinen dürfen. Das gilt ebenso für Verwaltungsarbeiten, wenn beispielsweise eine Wohnungsübergabe durch den Hausmeister stattgefunden hat. Hier ist der Vermieter nicht berechtigt, die Lohnkosten zu 100 Prozent auf die Mieter umlegen.

➞ Leerstand

Immer wieder wird versucht, die Kosten für den Leerstand einer Wohnung auf die anderen Mietparteien umzulegen. Das ist nicht zulässig. Diese entstanden Kosten hat der Vermieter vollständig allein zu übernehmen.

➞ Gewerberäume

Falls in einem Miethaus außer Mieträumen auch Gewerberäume vermietet werden, so müssen die hier anfallenden Nebenkosten gesondert abgerechnet werden. Eine gemeinsame Abrechnung von Miet- und Gewerberäumen ist nicht zulässig.

➞ Plötzlicher Kostenanstieg

Wenn plötzlich ein hoher Kostenanstieg in der Nebenkostenabrechnung auffällig wird, dann sollte man umgehend die einzelnen Positionen der aktuellen Betriebskostenabrechnung mit denen der alten vergleichen.

Gerade wenn die Kosten von bestimmten Dienstleistern, wie beispielsweise Gartenpflege, Hausmeister, Gebäudereinigung oder auch die Haus- und Grundbesitzer-Haftpflichtversicherung stark angestiegen sind, sollte man Rücksprache mit dem Vermieter halten. Dieser ist zwar nicht gezwungen, den günstigsten Anbieter zu wählen, allerdings gilt hier das Gebot der Wirtschaftlichkeit.

➞ Was sind „sonstige Kosten“?

Einige Vermieter rechnen alles Mögliche unter dem Begriff „Sonstige Kosten“ ab. Gerechtfertigt sind allerdings nur die Positionen des Betriebskostenkatalogs. Das bedeutet, es dürfen ausschließlich regelmäßige, wiederkehrende und notwendige Betriebsausgaben umgelegt werden. Dazu zählen beispielweise die Kosten für die regelmäßige Dachrinnenreinigung oder die Wartung der Rauchwarnmelder und Ähnliches.

Hier sollte man also auf jeden Fall Einblick in die Unterlagen der Nebenkostenabrechnung nehmen, um zu sehen, welche Kosten genau sich hinter den „sonstigen Kosten“ verbergen.

➞ 12 Monatsfrist beachten

Nach Ende des Abrechnungszeitraums hat der Vermieter genau 12 Monate Zeit, um eine eventuelle Nachzahlung, die sich aus der Nebenkostenabrechnung ergeben hat, einzufordern. Bekommt der Mieter die Nebenkostenabrechnung erst nach Ablauf dieser 12 Monate zugestellt, hat der Vermieter sein Recht auf eine Nachzahlungsforderung verloren.

Anders verhält es sich allerdings von Mieterseite. Ein Guthaben, das sich für den Mieter ergeben hat, muss der Vermieter auch nach Ablauf dieser Frist auszahlen. Manchmal sind Mieter fast froh, dass sie keine Nebenkostenabrechnung bekommen haben, weil der Gedanke dahintersteht, dass man dann ja auch keine Nachzahlungen zu leisten hat.

Dieser Gedanke ist aber nur zum Teil richtig. Sollte der Vermieter tatsächlich keine Nebenkostenabrechnung gestellt haben, so sollte man nach Ablauf der 12 Monate ein solche unbedingt anfordern. Sollte sich dann herausstellen, dass man tatsächlich hätte nachzahlen müssen, ist dies nun nicht mehr relevant. Stellt sich aber ein Guthaben heraus, dann muss der Vermieter dieses auf jeden Fall ausbezahlen.

Kontrolle auf formale Fehler

Ist die Nebenkostenabrechnung fristgerecht beim Mieter angekommen, sollte man diese auf formale Fehler kontrollieren. An Anspruch auf eine Nachzahlung ist nur dann gewährleistet, wenn die Nebenkostenabrechnung formal korrekt ist. Sobald die Nebenkostenabrechnung also formale Fehler aufweisen, ist sie rechtlich unwirksam.

Diese formalen Fehler treten häufig auf

Nebenkostenabrechnung kontrollieren | © PantherMedia / grublee

Nebenkostenabrechnung kontrollieren | © PantherMedia / grublee

➞ Der Absender

Der Absender muss deutlich erkenntlich sein, beispielsweise im Briefkopf sollte sich dieser wiederfinden. Falls eine Hausverwaltung die Nebenkostenabrechnung erstellt, muss dennoch eine Vollmacht des Vermieters beigelegt sein.

➞ Der Adressat

Es ist darauf zu achten, dass es sich auf wirklich um den richtigen Adressaten handelt. Bewohnen mehrere Mieter die gleiche Wohnung, so ist die Adressierung an einen Mieter ausreichend.

➞ Das Abrechnungsobjekt

Geht es wirklich um die richtige Wohnung? In der Abrechnung muss eindeutig die Anschrift, Lage der Wohnung im Haus und Wohnungsnummer aufgeführt sein.

➞ Der Abrechnungszeitraum

Stimmt der angegebene Abrechnungszeitraum? Dieser darf sich nur auf den Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten erstrecken. Falls ein Mieter im Laufe dieses Abrechnungszeitraums auszieht, wird der Zeitraum entsprechend verkürzt. Beginn und Ende des Abrechnungszeitraum sind für gewöhnlich im Mietvertrag vereinbart, sie müssen aber nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmen.



➞ Die Nachvollziehbarkeit

Es ist die Pflicht des Vermieters, sämtliche Gesamtkosten gegliedert nach den einzelnen Nebenkostenpositionen übersichtlich und nachvollziehbar darzustellen. Auch der Verteilungsschlüssel, nach dem berechnet wurde, muss klar erkennbar sein. Außerdem muss die Nebenkostenabrechnung auch Auskunft über die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen geben.

Kommentar hinterlassen

E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.


*


Die neusten Artikel jetzt per eMail!

Die aktuellsten Artikel per eMail! Probiere es jetzt aus - komplett kostenlos!