Alle Firmen stehen vor den gleichen Herausforderungen: Wichtigen Vorgänge sollen effizient und reibungslos ablaufen. Viele dieser Aufgaben sind heutzutage digitalisiert und hierfür wiederum muss die Software stets allen Anforderungen genügen. Häufig stellen sich Unternehmen die (vermeintlich) passende Gesamtlösung bei unterschiedlichen Anbietern zusammen. Genau an dieser Stelle kommt es aber häufig zu Problemen, weil bestimmte Software-Module einfach nicht perfekt aufeinander abgestimmt sind.
Im Folgenden beschreiben wir, warum genau diese Abstimmung so wichtig ist und wieso es sinnvoll ist, dass die Zeiterfassung, Personalplanung und Lohnabrechnung aufeinander abgestimmt sind. Der Anbieter „eurodata“ bietet eine Reihe verschiedener Softwarelösungen an, die perfekt aufeinander abgestimmt sind und somit optimal miteinander harmonieren. Die in diesem Artikel vorgestellten Softwarelösungen finden Sie unter ed-portal.de.
Inhalt
Zeiterfassung und Lohnabrechnung digital
Gerade wenn die Zeiterfassung und die Lohnabrechnung nicht optimal ineinandergreifen, kann das eine erhebliche Mehrarbeit von den Mitarbeitern fordern. Im schlimmsten Fall kommt es hier sogar zu erheblichen Fehlern.
Aus diesem Grund ist es sehr sinnvoll Software aus einer Hand zu nutzen, um sämtliche Abläufe in der Firmenstruktur perfekt aufeinander abgestimmt zu haben.
Außerdem müssen sich Unternehmer immer wieder mit vielen Punkten auseinandersetzen, die mit ihrem eigentlich Tagesgeschäft gar nichts zu tun haben. Softwarelösungen von eurodata helfen hier, viele Hürden einfach und unkompliziert zu nehmen.
Wichtige Faktoren bei der Zeiterfassung
Die Zeiterfassung von eurodata erfasst nicht nur die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, sondern „edtime“ prüft alle Fakten, die zur Einhaltung der Mindestlohnbestimmungen relevant sind. Hier reicht ein Knopfdruck aus, um zu jeder beliebigen Zeit ein Dokument zu erstellen, das absolut MiLoG-konform ist.
Das ist besonders seit dem 1. Januar 2020 sehr wichtig, da hier der gesetzliche Mindestlohn von 9,35 € immer eingehalten werden muss. Bei Verstößen kann ein Zollbesuch die Folge sein und es drohen zudem hohe Strafen.
Außerdem beinhaltet das MiLoG die Dokumentationspflicht. Bei dem Versuch, diese Dokumentation händisch zu führen, geht jeder Unternehmer ein hohes Risiko ein, da es schnell zu unbeabsichtigten Fehlern kommen kann, die dann sehr teuer werden können. Und zusätzlich ist damit auch ein sehr hoher Zeitaufwand verbunden.
Lohnabrechnung leicht gemacht
Die Daten aus „edtime“ lassen sich nun problemlos mit dem „edlohn“ Lohnprogramm weiterverarbeiten. Anhand der erfassten Arbeitszeit wird die Lohnabrechnung erstellt und über das Portal eMitarbeiter steht der Lohnzettel für den Mitarbeiter zum Download bereit. Das alles kann in nur einem digitalen Prozess abgewickelt werden.
Personalplanung unkompliziert und digital
Mit „edpep“ liefert eurodata noch einen weiteren Baustein für diese Software-Gruppe. Hierbei handelt es sich um ein Einsatzplanungssystem. Hier gibt es einen sofortigen Überblick über An- oder Abwesenheiten der Mitarbeiter des Unternehmens. Ebenso weist das System auf wichtige Ereignisse hin. Natürlich erstellt edpep auch die entsprechenden Schichtpläne.
Per Drag and Drop lassen sich Einsatzpläne zudem digital erstellen. So können Aufgaben sowie Arbeitsdokumente einfach über die Smartphone App weitergegeben werden, und entsprechend schnell sind dann natürlich auch die Rückmeldungen.
Dadurch wird dem Unternehmen das zeitaufwendige und lästige Erstellen von Schichtplänen in Exceltabellen erspart. Außerdem lassen sich im Bedarfsfall Korrekturen sofort vornehmen und Arbeitszeiten können dank der digitalen Stempeluhr direkt erfasst werden.
„edpep“ sorgt auch für eine deutlich vereinfachte Kommunikation, denn hier lassen sich Urlaubsanträge, Schichttausch und Krankmeldungen zeitnah und direkt über Smartphone App bearbeiten.
Vernetztes Arbeiten
Das vernetzte Arbeiten ist aus der heutigen Welt überhaupt nicht mehr wegzudenken. Die Software Lösungen von eurodata verbinden daher nicht nur das Management und die Mitarbeiter, sondern hier geht es auch darum, das Unternehmen mit dem Steuerberater und ebenso mit dem Lohnbüro zu verbinden.
Inzwischen reichen Insellösungen schon lange nicht mehr aus. In der Regel können sie bei den komplexen lohnbezogenen Themen keine deutliche Erleichterung hervorrufen. Genau das wird aber in modernen und leistungsstarken Unternehmen vorausgesetzt. Ebenso wichtig ist, dass das Unternehmen über funktionierende Anbindungen an interne und auch externe Systeme verfügt. Das vereinfacht unter anderem die Übertragung von Daten an Ämter oder Dienstleister deutlich.
Erst durch die Vernetzung gelangt die fortschreitende Digitalisierung zu echter Effizienz. Ganz besonders deutlich werden diese Punkte durch die enorme Zeitersparnis und durch die verbesserte Kommunikation.
Zusammenfassung der Software Lösungen von eurodata
Für die Zeiterfassung kommt „edtime“ zum Einsatz. Hierbei handelt es sich um ein cloudbasiertes Zeiterfassungs-System. Dieses erfasst digital die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer und dabei können auch gleichzeitig zuverlässig arbeitsrechtliche Auflagen wie beispielsweise das MiLoG eingehalten werden.
Die Personaleinsatzplanung wird über „edpep“ realisiert, das ebenfalls cloudbasiert ist. Es hilft dabei, Schichtpläne zu erstellen und ist darüber hinaus ein komplettes Instrument zur effizienten Aussteuerung der Ressourcen Personal und Arbeitszeit.
Die Lohnabrechnung übernimmt „edlohn“. Mit seinen ungefähr 5 Millionen Abrechnungen pro Jahr befindet sich diese Software auf Platz 1 in Sachen Online-Lohnabrechnung in Deutschland.