Papierloses Büro: So gelingt es!

Cloudlösung | © PantherMedia /Jakub Jirsák

Ein papierloses Büro bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich. Alles beginnt mit einer enormen Platzersparnis, denn die Zeiten, in denen man für schwere und große Aktenschränke Platz finden mussten, sind nun vorbei. Ganz nebenbei verbessert das sogar das Raumklima. Aber natürlich ist es auch etwas vollkommen anderes, wenn man an seinem Rechner sitzt und lediglich eine Datei aufrufen muss, um schnell das benötigte Schriftstück zu finden, anstatt in verstaubten Aktenordnern stundenlang danach suchen zu müssen.

Ein weiterer Nebeneffekt ist aber auch die Schonung der Wälder, wenn die zuvor benötigen Unmengen von Papier entfallen. Vor allem aber erhöht das papierlose Büro die Effizienz, denn für gewöhnlich liegen nun benötige Daten elektronisch vor und so ist es mehreren Personen gleichzeitig möglich, am selben Dokument zu arbeiten. Hier sinkt die Bearbeitungsdauer von den unterschiedlichen Vorgängen erheblich.

Notwendige Investitionen für das papierlose Büro

Die Grundvoraussetzung für jedes papierlose Büro ist die Anschaffung oder Aufrüstung der entsprechenden Hard- und Software. So können Mitarbeiter Notizen auf Tablets oder Smartphones machen und die Dokumente digital signieren. Gerade die elektronische Signatur sorgt für viel Zeitersparnis und ermöglicht eine gezieltere und verlässlichere Kommunikation.



So wird das Büro nach und nach digitalisiert

Zu Beginn werden alle relevanten Dokumente entweder mit dem Scanner oder mit dem Smartphone digitalisiert. Gerade beidseitige Scanvorgänge beschleunigen die Archivierungsarbeit sehr. Wenn die Scanergebnisse nun an ihrem Speicherort sortiert werden, sind sie vollständig digitalisiert und benötigen keine weitere Archivierungszeit. Die Scan-Apps speichern alle Dateien im eingestellten Format ab.

Schon längst wird eine relativ große Menge an Dokumenten digital übermittelt. Während es vormals häufig notwendig war, diese Dokumente auszudrucken, um diese an Kollegen weiter zu reichen, werden sie heute per E-Mail, Social-Enterprise-Software oder in Clouds zur Verfügung gestellt.

Das richtige Dokumenten-Management-System

DMS | © PantherMedia /Jakub Jirsák

Neben DMS gibt es aber auch noch das Enterprise-Content-Managementsysteme (ECM). Auch wenn es alternative und kostenfreie Lösungen gibt, so verfügen diese Systeme nicht über ausreichend gute Suchfunktionen. Auch lassen sich mit diesen Tools Prozesse nur unzureichend im Team lenken und planen. Anders verhält es sich bei den leistungsstarken Dokumenten-Management-Systemen. Sie können dank Optical Character Recognition (OCR) Texte in digitalisierten Dokumenten erkennen und sie anschließend mit Schlagworten versehen.

Die Cloud erleichtert den Zugriff

Gerade wer von außerhalb auf wichtige Daten zugreifen muss, sollte auf jeden Fall eine Cloud zum Abspeichern wichtiger Daten und Dokumente nutzen. Das Gleiche gilt aber auch dann, wenn mehrere Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben müssen. Sind diese in der Cloud gespeichert, so sind sie entsprechend einfach von überall auf der Welt online erreichbar. Hierbei sollte es sich selbstverständlich um seriöse Serverangebote handeln, denn diese gewährleisten, dass die Datensichersichert laut der DSGVO auch wirklich eingehalten wird.

Spezielle Tools ermögliche das gemeinsame Arbeiten

Trello ist eines dieser Tools, die das gemeinsame Arbeiten an demselben Projekt ermöglichen. Dank eines solchen Tools wird das abteilungsübergreifende Arbeiten stark optimiert. Doodle ermöglich zum Beispiel das Finden gemeinsamer Termine. Besonders effizient wird nun die Nutzung freigegebener Kalender. Weitere Tools, die sehr hilfreich sind, sind beispielsweise Google Docs oder Microsoft OneNote, auch diese unterstützen das gleichzeitige Bearbeiten von Dateien. Sämtliche Änderungen und Einträge werden immer in Echtzeit aufgeführt. Viele Messenger Dienste haben sich längst bei der Kommunikation untereinander bewährt. Die früher üblichen Mails mit CC Einträgen entfallen und müssen auch nicht mehr archiviert werden. Das hat auch zur Folge, dass das lästige und oftmals zeitraubende Aufräumen von E-Mail-Postfächern entfällt und nicht versehentlich wichtige Mails in der Flut von Spams verloren gehen.

Zoom Meetings and Chats

Videomeeting | © PantherMedia /GaudiLab

Eine große Erleichterung sind auch die „Zoom Meetings and Chats“. Sie ermöglichen den Unternehmen Videokonferenzen mit Echtzeit-Messaging und Content-Sharing. Hier sorgt eine ausgeklügelte Benutzerfreundlichkeit für eine schnelle Akzeptanz der Meeting-Funktionen. Dazu zählen sowohl das Starten, Beitreten und Zusammenarbeiten auf jedem gewünschten Gerät. Hier ist es möglich, sich von überall und auf jedem Gerät zu verbinden. Zoom Meetings sorgt für die Synchronisation mit dem Kalendersystem.

Gleichzeitig bietet Zoom Meetings sowohl vom Handy als auch vom Desktop optimierte Videokonferenzen in Enterprise-Qualität. Das alle macht sowohl die interne wie auch die externe Kommunikation möglich, denn hier können sowohl All-Hand-Meetings, als auch Schulungen über eine einzige Kommunikationsplattform abgehalten werden.



„Zoom Meetings and Chats“ ist das optimale Werkzeug, um Besprechungen aller Art produktiver werden zu lassen. Zudem ist es auch möglich, Videos mit voller Audio-und Videoübertragung zu teilen oder abzuspielen, ohne deren Inhalt hochzuladen. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass das Ergebnis, welches auch „Zoom Meetings for mobile“ bietet, mit Sicherheit die Erwartungshaltung erfüllt, die für gewöhnlich von einem Desktop-Client erwartet wird.

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