E-Mails sicher versenden und verwalten

E-Mails versenden |© Bildagentur PantherMedia / cienpies E-Mails versenden |© Bildagentur PantherMedia / cienpies

Mailing und digitale Kommunikation gehören zu unserem privaten und beruflichen Alltag. Doch müssen Sie davon ausgehen, dass die Inhalte, die Sie per E-Mail verschicken, eigentlich nicht privat sind. Nur Wenige wissen, dass internationale Mailingservices, wie zum Beispiel Google, Yahoo und Hotmail auf Verlangen persönliche Daten an US Behörden herausgeben. Eine Ausnahme bilden dabei in der Regel nur die deutschen Anbieter. Wir liefern im folgenden Beitrag Tipps und Hinweise, wie Sie Ihre E-Mails fortan sicherer machen und sich vor potentiellem Betrug und einer Weitergabe persönlicher Informationen schützen.

E-Mails wirklich sicher versenden

Wir raten Ihnen grundsätzlich, nur die Inhalte und Informationen in eine E-Mail zu packen, die Sie auch auf eine Postkarte schreiben würden. Kontodaten und sensible Daten haben in einer Mail nichts zu suchen. Darüber hinaus ist es sinnvoll, mehr als ein E-Mail Konto anzulegen und nicht alle Ihre Korrespondenzen über einen Posteingang zu verwalten. Eine E-Mailadresse unter einem Pseudonym kann ebenfalls eine gute Idee sein.

Deutsche Mailing-Anbieter schützen Ihre Daten

Den optimalen Schutz gegen Zugriffe Dritter und echter Spionage verschaffen Sie sich über die Verschlüsselung Ihrer Nachrichten und E-Mails. Auf diese Weise ist nur noch der Empfänger in der Lage, den Inhalt Ihrer E-Mail zu lesen. Für diesen Zweck erhält der entsprechende Empfänger einen Entschlüsselungscode. Nutzen Sender und Empfänger dieselbe Software, ist eine sichere Kommunikation garantiert. So steht Ihnen zum Beispiel Thunderbird, eine freie Software, kostenlos zur Verfügung.

Darüber hinaus übertragen die deutschen Anbieter die Nachrichten vornehmlich verschlüsselt. So erfährt gerade das Label „Made in Germany“ in diesem Zusammenhang enorme Beachtung, denn Sie profitieren auf diese Weise von einem der höchsten Sicherheitsstandards. Die Rechenzentren der deutschen Mailinganbieter wie bei dem bekannten Anbieter web.de befinden sich häufig ausschließlich in Deutschland. Für eine Anmeldung finden Sie hier eine umfassende Anleitung für den web.de login. Die Verarbeitung Ihrer Informationen und Daten werden gemäß eines sehr strengen Datenschutzgesetzes abgewickelt. Dies legt die Grundlage für eine sichere Online-Kommunikation.



Das deutsche Recht zur Datenverarbeitung und Sicherheit

Das deutsche Recht regelt den Zugriff ausländischer Behörden auf E-Mail Daten. Die bundeseinheitliche Datenverarbeitung und Verschlüsselung erscheint um ein Vielfaches sicherer, als die Anbieter aus dem Ausland. So garantieren diese Anbieter die Einhaltung des deutschen Rechtsrahmens. Vom Grundsatz her ist es ausländischen Anbietern nicht ohne Weiteres möglich, Zugriff auf Ihre Daten zu erhalten. Das eigentliche Zugreifen auf die Daten setzt ein Rechtshilfeersuchen mit einer aufwändigen behördlichen Prüfung voraus. Erst wenn in diesem Zusammenhang eine ordentliche Rechtsgrundlage ermittelt wurde, ist ein Anbieter dazu verpflichtet, die betreffenden Daten freizugeben.

E-Mail Konten verwalten

Die führenden Mailinganbieter punkten mit einer guten Verfügbarkeit auf mobilen Endgeräten, wie Smartphone und Tablet. Sie können also auch sicher von unterwegs E-Mails versenden und lesen. Gerade wenn Sie beruflich viel unterwegs sind, bildet dies einen Zusatz, auf den nur noch Wenige verzichten möchten. Werfen Sie vor dem Einrichten eines E-Mail Kontos auch einen Blick auf die Verfügbarkeit einer mobilen Anwendung und deren Verfügbarkeit für die entsprechenden Programme wie Android und iOS.

Sicheres Passwort – so geht’s!

Wählen Sie Ihr Passwort für Ihr E-Mail Konto mit Bedacht. Es ist empfehlenswert, das Passwort nicht in Verbindung mit Ihrem Geburtsdatum, einem Familienmitglied oder dem Partner sowie der Partnerin zu setzen. Sie machen es anderen viel leichter, Ihre Passwörter auf diese Weise herauszufinden. Außerdem ist es sinnvoll, das Passwort mit Sonderzeichen und Zahlen zu kombinieren und mindestens zehn Stellen zuzuordnen. Auf diese Weise ist es um ein Vielfaches schwieriger, das Passwort eines E-Mail Kontos zu knacken.

Ordnung und Struktur im E-Mail Postfach

Möchten Sie Ihre E-Mails folgerichtig strukturieren und organisieren, nutzen Sie die Zusatzprogramme eines Anbieters. Auf diese Weise weisen Sie E-Mails bestimmten Ordnern zu und markieren wichtige Nachrichten in Ihrem Postfach. Es ist sinnvoll, sich vorab ein Adressbuch anzulegen und den Kontakten die entsprechenden E-Mails zuzuordnen. Bedenken Sie, dass ein Kontakt Ihnen auch über unterschiedliche Adressen Mails zusenden kann. Mit einer strukturierten Ordnung legen Sie ein Fundament für eine vollkommene Übersichtlichkeit Ihres E-Mail Postfachs. Einige Anbieter kombinieren praktische Zusatzanwendungen und Speicherfunktionen, sodass Sie eine enorm hohe Menge an Daten direkt in Ihrem Postfach speichern.

Statistik: Prognose zur Anzahl der täglich versendeten und empfangenen E-Mails weltweit von 2014 bis 2019 (in Milliarden) | Statista
Mehr Statistiken finden Sie bei Statista



Fazit

Nicht zuletzt unterschiedliche Gestaltungsmöglichkeiten optimieren Ihren Mailingverkehr. So macht es wahrscheinlich einen Unterschied, ob Sie geschäftliche Korrespondenzen pflegen oder eine private, persönliche Nachricht an ein Familienmitglied schreiben. Stellen Sie die Schriftart, die Größe und die jeweilige Farbe auf Ihre Bedürfnisse hin ein.

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