Tipps für die Arbeitsplatzorganisation – für mehr Effizienz und Wohlbefinden

Alle benoetigten Arbeitsmaterialien in Griffnähe | © panthermedia.net / halfpoint Alle benoetigten Arbeitsmaterialien in Griffnähe | © panthermedia.net / halfpoint

Wenn es ums Wohlfühlen geht, denkt fast jeder sicherlich zuerst an ein gemütliches Zimmer, in dem man sich entspannen und erholen kann. Woran man aber ganz sicher nicht denkt, ist der Arbeitsplatz. Dabei trägt eine Umgebung, in der wir uns wohlfühlen, ganz wesentlich zu unserer Konzentration und Leistungsfähigkeit bei. Gründe genug, um sich den Arbeitsplatz einmal genauer anzuschauen und gegebenenfalls etwas daran zu verändern.

Wohlfühlen am Arbeitsplatz für eine bessere Leistung

Aufgeraumter Bueroarbeitsplatz | © panthermedia.net / thodonal

Aufgeraumter Bueroarbeitsplatz | © panthermedia.net / thodonal

Wenn Mitarbeiter sich wohlfühlen und dadurch eine bessere Leistung erbringen, dann ist das ein sehr guter Grund, sich um eine optimale Arbeitsplatzorganisation zu kümmern. Denn nur leistungsstarke Mitarbeiter und gesunde Mitarbeiter zahlen sich langfristig für ein Unternehmen aus.

Aus diesem Aspekt der Wirtschaftlichkeit ist es für Unternehmen besonders wichtig, ihren Mitarbeitern einen gutausgestatteten Arbeitsplatz mit den entsprechenden Materialien zur Verfügung zu stellen – aber nicht nur das: sie sollten ihre Angestellten auch dahingehend schulen, wie sie effektiver an und mit ihrem Arbeitsplatz arbeiten können. Wir haben hier ein paar Tipps zusammengestellt, wie man die Arbeitsplatzorganisation noch besser optimieren kann.



Unsere Tipps für eine bessere Arbeitsplatzorganisation

  • Zugriffsregel: Alle Utensilien auf dem Schreibtisch sollten nach der Häufigkeit angordnet sein, wie oft darauf zugegriffen wird. Je öfter also etwas benutzt wird, desto näher sollte es in Griffweite sein.
  • Fester Platz für To-do-Liste: Einen festen Platz auf dem Schreibtisch sollte immer die To-do-Liste haben, auf der immer alle aktuelle Aufgaben übertragen werden. In der Regel empfiehlt es sich, ausschließlich mit einer To-do-Liste zu arbeiten. Nicht erledigte Aufgaben sollte dann immer auf die To-do-Liste für den nächsten Arbeitstag übertragen werden.
  • Ablageplatz in unmittelbarer Griffnähe: Die Ablage sollte immer auf der Seite der Hand sein, mit der gearbeitet wird. Für Rechtshänder also rechts, für Linkshänder links. Zusätzlich sollten alle Unterlagen, die nicht so häufig benötigt werden oder abgearbeitet sind, in entsprechende Ordnungssysteme einsortiert werden. Das gelingt zum Beispiel mit Ordnern, Registraturen und anderen Hilfsmitteln von Engelbert Strauss sehr gut, wie wir finden. Vor allem hat dieser Fachhändler für Arbeitsplatzorganisation Ordnungssysteme, die jeweils zu den eigenen Bedürfnissen und Ansprüchen der Büroorganisation passen – denn diese sehen bei jedem meistens anders aus. Der eine bevorzugt Ordner, der andere vielleicht lieber Hängeregister.
  • Schubladen aufräumen: Aus den Schreibtischschubladen sollten regelmäßig alle überflüssigen Utensilien entfernt werden. Als Faustregel kann man sich auch merken: Alles, was man nicht mindestens einmal in der Woche benutzt, braucht man auch nicht in den Schubladen. Das schafft mehr Platz für die Materialien, die wirklich benötigt werden und macht es zugleich übersichtlicher, da die Schubladen nicht so voll sind.
  • Zeitplan mit Puffer erstellen: Für alle Aufgaben sollte immer ausreichend zeit eingeplant werden und am besten mindestens für die ganze Woche vorausgeplant werden. Zusätzlich sollte pro Aufgabe ein Puffer von einer Stunde drauf gerechnet werden – wenn Zeit übrig bleibt, kann man die gut für Organisation und Ablage nutzen.
  • Zentralen Arbeitsbereich schaffen: Im zentralen Arbeitsbereich sollten ausschließlich die Dokumente platziert sein, an denen aktuell gearbeitet wird. So kann man besser Prioritäten schaffen und sich auf die wichtigen Aufgaben fokussieren. Zudem ist es auch noch besser für die Ergonomie am Arbeitsplatz, da unnötige Bewegungen und Drehungen des Oberkörpers vermieden werden können.
  • Feste Zeiten für Kommunikation und E-Mails: Gerade hereinkommende E-Mails lenken oftmals von der Arbeit ab und können die Konzentration stören. Besser ist es, für die digitale Kommunikation festen Zeiten im allgemeine Zeitmanagement einzuplanen, an denen alles abgearbeitet wird.
  • Feierabend als Vorbereitung nutzen: Vor dem Feierabend sollte der Schreibtisch aufgeräumt werden und alle nicht mehr benötigten Dokumente abgeheftet und einsortiert werden, sodass am nächsten Tag nur noch die Utensilien und Unterlagen auf dem Arbeitsbereich liegen, die benötigt werden. Nicht erledigte Aufgaben von der To-do-Liste sollte auf den nächsten Tag übertragen werden. So kann man den Tag wesentlich strukturierter beginnen.

Fazit

Statistik: Was beeinflusst ihr Wohlbefinden am Arbeitsplatz? | Statista
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Ein gut organisierter Arbeitsplatz ist ein sehr wichtiger Faktor für eine bessere und effektivere Leistung. Er trägt maßgeblich zu einem besseren Wohlbefinden bei, erhöht die Konzentration und fördert damit gleichzeitig die Gesundheit am Arbeitsplatz somit auch ein wichtiges Kriterium für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens – denn nur gesunde Mitarbeiter können auch gute Leistung bringen.

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