Als Unternehmer oder Selbstständiger zählt es zum Tagesgeschäft, sich nicht nur Gedanken über den eigenen Standpunkt in der Wirtschaft zu machen, sondern sich auch immer wieder eingehend mit der Personalplanung zu beschäftigen. Schließlich kann ein Unternehmen nur dann gut laufen, wenn jederzeit ausreichend Mitarbeiter da sind, die sich motiviert und leistungsstark an die Arbeit machen. Doch die Personalplanung in Form von Excell-Tabellen und Post-its ist nicht immer so leicht. Wie kann man also neuen Schwung in die Personalplanung bringen und sie einfacher und effektiver gestalten?
Inhalt
Schicht- und Dienstpläne
Egal, ob es sich um ein großes Unternehmen oder um ein Start-Up in den Kinderschuhen handelt: Um bei der heutigen Wirtschaftslage konkurrenzfähig zu bleiben, ist es stets wichtig, produktiv und effizient zu arbeiten. Hierbei ist die Personalplanung ein wichtiger Bestandteil zur Erreichung dieses Ziels. Schließlich sollen immer genug Mitarbeiter da sein, die das Unternehmen stützen. Ihr als Unternehmer müsst, zumindest in kleineren Unternehmen, gleichzeitig dafür sorgen, dass auch bei Ausfällen immer genug Personal vor Ort ist – manchmal gar keine so leichte Aufgabe. Ganz nebenbei muss man sich auch an gesetzliche Vorgaben halten und versuchen, auf Wünsche und Forderungen der Mitarbeiter einzugehen.
Personalplanung
Unabhängig davon, in welchem Wirtschaftszweig euer Unternehmen tätig ist: Sobald ihr die ersten Angestellten habt, geht es los mit der Personalplanung. Es muss immer im Voraus genau geplant werden, wer an welchem Tag oder zu welcher Schicht anwesend ist. So weit, so gut. Doch gerade dann, wenn ein oder gleich mehrere Mitarbeiter krankheitsbedingt fehlen oder im Urlaub sind, wird die Planung oftmals schwieriger. Besonders, wenn der Schichtplan oder Dienstplan sehr starr ist und wenig Kommunikation innerhalb der Belegschaft herrscht, was häufig der Fall ist, wenn man mit Excell-Tabellen und nicht mit moderner Software wie der edpep arbeitet. Die Einplanung des Personals ist in vielen Fällen ein Kraftakt, der einen von anderen Aufgaben abhält, die ebenso entscheidend für das Unternehmen sind.
Arbeitszeiten müssen eingehalten und dokumentiert werden
Hinzu kommt noch, dass man als Unternehmer oder Gründer eines Start-Ups bei der Personalplanung auch dafür verantwortlich ist, dass auf die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiten-Regelung geachtet wird und niemand unverhältnismäßig oft eingeteilt wird oder ähnliche Malheure passieren. Dementsprechend wichtig ist, dass genau dokumentiert wird, wann ein Mitarbeiter Pause macht, wer wann krank geschrieben ist und auch, wenn einmal länger als die üblichen acht Arbeitsstunden gearbeitet wird.
Sofern ihr diese Aufzeichnungen archiviert und zumindest für zwei Jahre speichert, seid ihr in der Regel als Unternehmer auf der sicheren Seite. Auch das Thema flexible Arbeitszeiten spielt in letzter Zeit eine sehr große Rolle. Bei vielen Arbeitnehmern ist dieses Modell recht beliebt. Immerhin ist man deutlich flexibler in der Gestaltung des eigenen Arbeitsalltags und kann innerhalb der Kernzeit genau dann arbeiten, wenn man selbst am produktivsten ist.
Schicht- und Dienstpläne ganz einfach erstellen
Die Personalplanung via Excell-Tabellen und Co. ist zum Teil sehr zeitaufwendig und nervenaufreibend. Damit ihr in Zukunft deutlich einfacher Schicht- und Dienstpläne erstellen könnt, haben wir hier einen Tipp für euch: Mit Hilfe von moderner Personalplanungssoftware, wie der bekannten edpep, könnt ihr mittlerweile ganz einfach digital euer Personal einplanen. Dank der Digitalisierung dieses Vorgangs ist es möglich, jederzeit mit den Mitarbeitern vernetzt zu sein und eine genaue Übersicht über An- und Abwesenheit zu haben.
Veränderungen im Dienstplan können so vorgenommen werden, dass eure Mitarbeiter direkt darüber informiert werden, was eine verbesserte Teamkommunikation zur Folge hat und zum Beispiel Vorgänge wie Schichttausch oder Krankmeldungen erheblich erleichtert und transparenter macht. Die Software sorgt dafür, dass ihr auf einen Blick alle wichtigen Informationen zum Personalstand habt und euch somit deutlich mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben in eurem Unternehmen bleibt.
Fazit zu flexiblen Dienstplänen und Personalplanung
So schwierig die Personalplanung auf den ersten Blick auch erscheinen mag: Benutzt ihr eine entsprechende Software wie die edpep für die Personalplanung könnt ihr sehr viel Zeit und Nerven sparen. Zwar müsst ihr euch trotzdem noch an gesetzliche Vorgaben und Pausenzeiten halten und dafür sorgen, dass ihr grundsätzlich genug kompetente Mitarbeiter habt. Aber gleichzeitig werden euch zeitaufwendige Schritte bei der Einplanung der Mitarbeiter abgenommen, die sich sehr erleichternd auf den Arbeitsalltag auswirken und Freiraum für neue Möglichkeiten bieten. Es kann also nicht schaden, sich einmal mit einer solchen Variante der Personalplanung zu beschäftigen.