Was ist ein ERP-System? ERP – das ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning. Wahrscheinlich ergibt sich daraus für die meisten aber trotzdem noch keine sehr hilfreiche Antwort auf die Frage, was sich denn wirklich hinter diesen drei Buchstaben verbirgt. Grundsätzlich kann man sagen, dass ERP ein System ist, was Unternehmen bei der Organisation und Planung verschiedener Geschäftsprozesse unterstützt, um somit die Produktivität des Betriebes zu steigern.
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Was bedeutet das genau?
Ein ERP-System speichert Daten des Unternehmens in einer allgemeinen Datenbank, auf die jeder Mitarbeiter Zugriff hat. So lassen sich viele Arbeitsprozesse automatisieren und optimieren. Beispielsweise ist es dadurch leichter, Einblick in den Konzern zu erhalten und aussagekräftige Analysen zu erstellen. Dadurch, dass jeder Angestellte Sicht auf die aktuellsten Daten hat und alle Verantwortungsbereiche miteinander verknüpft sind, wird die Verständigung zwischen den Abteilungen vereinfacht. Außerdem sorgt ein ERP-System dafür, dass Arbeitsschritte von jedem auf die gleiche Art ausgeführt werden. Der Zeitaufwand, der für einzelne Prozesse aufgebracht wird, minimiert sich auf diese Weise und es können einheitliche Qualitätsstandards garantiert werden. Jedes ERP-System wird durch unterschiedliche Module eigens auf den Betrieb angepasst und ist somit einzigartig.
Hierzu ein veranschaulichendes Beispiel: Ein wichtiger Planungspunkt in einer Firma, die Knöpfe herstellt, ist die Materialbedarfsplanung. Alle Materialien, die für die Produktion gebraucht werden, müssen immer zu richtigen Zeit und in der richtigen Menge vorhanden sein. Ist dies nicht der Fall, muss die Produktion unweigerlich stoppen, was zu einer Minderung des Profits führt: Wenn weniger Knöpfe als üblicherweise hergestellt werden, dann können selbstverständlich auch nur weniger verkauft werden. Ein ERP-System allerdings kann helfen, solche Fehler zukünftig zu vermeiden, indem Bedarf und Vorrat des Materials besser geplant und aufeinander abgestimmt werden.
Worauf muss man achten?
Entscheidet man sich nun dafür, ein ERP-System für sein Unternehmen einzurichten und somit die Organisation zu verbessern, sollte man vorher auf mehrere Dinge achten, denn es kommen auf den ersten Blick viele ERP-Lieferanten mit unterschiedlichen Softwares in Frage.
Die Software muss zu den Anforderungen und natürlich auch dem Budget passen. Hierzu stellt man sich bestenfalls bereits am Anfang wichtige, zielführende Fragen: In welchem Sektor bewegt sich das Unternehmen? Wie viele Mitarbeiter werden das Organisationsprogramm nutzen? Was ist das zukünftige Ziel; was soll verbessert werden? Wie viel Geld steht zur Verfügung? Mit Hilfe dieser Fragen lässt sich herausfinden, welcher der Lieferanten am besten zu einem passt. Bei der Entscheidung können auch Internetprogramme nützlich sein, die durch Eingabe verschiedener Daten Empfehlungen für den jeweiligen Betrieb aussprechen.
Des Weiteren gibt es vier verschiedene Installationsmethoden: Cloud ERP, gehostetes ERP, lokales ERP und hybrides ERP. Die Unterschiede liegen im Allgemeinen darin, wie viel Kontrolle man nach der Anschaffung hat. Bei dem Cloud ERP ist es beispielsweise der Fall, dass man relativ viel Arbeit abgibt und sich sozusagen um Wartung, Updates und Hardware nicht zu kümmern braucht. Allerdings benötigt man hierfür eine Internetverbindung und hat (trotz niedriger Einmalkosten) verhältnismäßig hohe monatliche Kosten. Im Gegensatz dazu muss der Konzern bei den drei anderen Möglichkeiten mehr Aufwand betreiben. Dafür stehen alle Daten unter seiner Aufsicht, sodass Dritte keinen Zugriff haben, und die monatlichen Kosten sind deutlich geringer. Es gilt also zu entscheiden, welche Methode für welches Unternehmen am produktivsten ist. Am besten informiert man sich dazu noch genauer über die jeweiligen Unterschiede.
Wie läuft eine Implementierung ab?
Die folgende Implementierung (also das Einsetzen in das bereits bestehende Computersystem) muss gut vorbereitet werden, damit sie reibungslos abläuft und so wenig Probleme wie möglich hervorruft. Die Mitarbeiter – und damit sind jegliche Mitarbeiter gemeint, nicht nur die Abteilungsleiter – sollten frühestmöglich informiert und geschult werden, damit sie sich mit dem Programm auskennen und später nicht im Dunkeln tappen.
Es ist nur zu empfehlen, für die Implementierung ein Projektteam einzurichten, das aus einem Projektleiter sowie mehreren anderen Mitgliedern besteht und sich auf die Einführung spezialisiert. Bei Fragen kann man sich an das Team wenden und es kümmert sich bei aufkommenden Schwierigkeiten sofort um die Behebung der Komplikationen. Außerdem ist es Aufgabe des Projektteams, einen Plan über das Vorgehen zu erstellen und die Situation in den ersten Monaten und Jahren zu analysieren. Laufen die Prozesse schon effektiver ab? Wo gibt es noch Raum für Verbesserungen? Was ist bereits gelungen und kann so bleiben?
Fazit: bessere Organisation für Unternehmen
Die Einführung eines ERP-Systems ist alles andere als unkompliziert: Sie ist erfordert sehr viel Zeit, Planung und Geld und ist sicherlich nicht für jeden Betrieb geeignet. Trotzdem können einige Konzerne auf jeden Fall davon profitieren, gerade wenn es sich um größere und komplexere Firmen handelt, die einer einheitlichen Organisation bedürfen. Hier kann ein ERP-System helfen, strukturierter und systematischer vorzugehen, um somit den Profit des Unternehmens zu steigern – also definitiv eine Überlegung wert.