Seminare und Schulungen planen – Schritt für Schritt ans Ziel

Seminar planen | © panthermedia.net /Boris Zerwann Seminar planen | © panthermedia.net /Boris Zerwann

Die beiden Begriffe „Schulung“ und „Seminar“ sind bei vielen negativ belastet. Die meisten denken dabei an langweilige Pflicht-Vorträge, denen man zwar gezwungenermaßen beiwohnen muss, aber die einen weder interessieren noch weiterbringen. Dabei können Inhouse-Schulungen auch alles andere als uninteressant sein: Mit der richtigen Planung und dem passenden Seminarleiter sind sie hilfreich und stellen eine willkommene Abwechslung zum gewöhnlichen Arbeitsablauf dar.

Richtig gestaltete Fortbildungen bringen die Mitarbeiter auf einen höheren Wissenstand und motivieren sie dazu, die neu erlangten Informationen anschließend in ihren Arbeitsalltag einzubringen. Als Unternehmensführer oder Organisator von internen Weiterbildungen gibt es jedoch viel zu beachten. Nicht erst bei der Umsetzung der Schulung, sondern bereits weit im Voraus müssen sich Gedanken über Zielsetzung, Teilnehmer und Location gemacht werden. Wie gelangen Sie Schritt für Schritt zum perfekten Inhouse-Seminar für Ihr Unternehmen?

Schritt 1: Zielsetzung und Zielgruppe

Am Anfang sollte man sich ein klares Ziel setzen, nach dem man im weiteren Verlauf die verschiedenen Planungspunkte ausrichtet. Aus welchem Grund wird das Seminar veranstaltet? Inwiefern profitiert Ihr Unternehmen im Nachhinein davon? Welche Kompetenzen sollen Ihre Mitarbeiter anfangs vorweisen und am Ende erlernt haben? Nur wenn diese Aspekte bereits zu Beginn geklärt sind, kann eine effiziente Planung gelingen.



Analog dazu sollten Sie sich Gedanken über die Zielgruppe machen. Handelt es sich um eine technische Umstrukturierung im gesamten Betrieb, wäre es sinnvoll, zuerst separat die Abteilungsleiter und nachfolgend alle Angestellten zu schulen. Dagegen müssen bei einer Fortbildung für den Bereich der Buchführung die für die Produktion verantwortlichen Mitarbeiter nicht anwesend sein. Indem Sie eine strikte Zielgruppe festlegen, können Sie besser einordnen, wer eingeladen wird und wie hoch die Teilnehmerzahl ausfällt.

Außerdem gilt es, eine Schulungsart auszuwählen. Soll es wie üblicherweise ein Vortrag sein, bei dem man lediglich zuhört? Oder favorisieren Sie eine Art Workshop, der die Teilnehmer aktiv mit einbindet? Lohnt sich ein mehrtägiges Seminar oder kann alles an einem Tag erledigt werden? Ist vielleicht sogar ein virtuelles Programm am Computer eine gute Wahl? Um diese Fragen zu beantworten, müssen Sie wieder auf die Zielsetzung und Zielgruppe eingehen.

Schritt 2: Planung des Budgets

Während einer internen Schulung | © panthermedia.net /Monkeybusiness Images

Während einer internen Schulung | © panthermedia.net /Monkeybusiness Images

Mithilfe der obigen Punkte können Sie das erforderliche Budget besser abschätzen. Beispielsweise gilt grundsätzlich: Je höher die Teilnehmerzahl, desto geringer die jeweiligen Kosten pro Person. Auf der anderen Seite trägt eine geringere Teilnehmerzahl dazu bei, dass individueller auf jeden einzelnen eingegangen wird.

Gerade bei der Wahl des Seminaranbieters und des Referenten sollten Sie auf fachkundiges Expertenwissen und innovative Branchenkenntnisse achten, auch wenn diese ihren Preis haben. Am besten vergleichen Sie mehrere Anbieter hinsichtlich ihres Preis-Leistungs-Verhältnisses: Welche Extras (Unterlagen, Schreibmaterial, Namensschilder) sind im Angebot enthalten und um was muss man sich selbst kümmern? Wird ein speziell auf Ihren Betrieb angepasstes Schulungskonzept erstellt? Gibt es die Möglichkeit die Trainer kennenzulernen oder wenigstens ein persönliches Telefongespräch mit ihm zu führen, um einen ersten Eindruck zu erlangen? Empfehlenswert ist es, auch Kundenbewertungen verschiedener Portale in die Entscheidung einfließen zu lassen. Am Ende gilt es abzuwägen, worauf man am meisten Wert legt und wie viel man dafür aufbringen möchte.

Prinzipiell lohnt es sich definitiv, in gute Seminare zu investieren: Diese motivieren die Mitarbeiter und sorgen wirklich dafür, dass eine Verbesserung eintritt. Im Endeffekt ist nämlich niemandem geholfen, wenn man an der falschen Stelle gespart und einen langweiligen, wenig kompetenten Referenten gewählt hat – so ist später kein Profit erkennbar. Trotz allem ist es ratsam, sich vorher ein realistisches Maximum zu setzen, damit die Kosten nicht ins Unermessliche steigen.

Schritt 3: Termin festlegen

Hat man sich für einen Anbieter entschieden, muss man nun einen geeigneten Termin finden. Dabei auf jeden Fall die Urlaubsplanung der Mitarbeiter berücksichtigen und den Termin außerhalb der betrieblichen Stoßzeiten legen, damit kein Stress aufkommt! In einem Unternehmen für Kinderspielzeuge ist es demnach sinnvoller, Fortbildungen erst nach Weihnachten anzusetzen. Ansonsten kann es schwierig werden, alle Weihnachtsgeschenke zeitnah zu produzieren.

Steht der Termin, können Sie sich an die Einladung der Angestellten wagen, die am Seminar teilnehmen sollen. Hilfreich ist es, wenn diese über ein Online-Portal zusagen können. Dadurch bekommt man eine allgemeine Übersicht darüber, wer wann anwesend ist. Außerdem können in dem Internet-Anmeldungsformular weitere Dinge eingetragen werden können, die beachtet werden müssen – zum Beispiel Lebensmittelunverträglichkeiten oder Ähnliches.

Schritt 4: Location und Bewirtung

Frau hält einen Vortrag | © panthermedia.net /Viktor Cap

Frau hält einen Vortrag | © panthermedia.net /Viktor Cap

Nicht jedes Unternehmen hat die Möglichkeit, Schulungen in ihren eigenen Räumlichkeiten durchzuführen, da oft der nötige Platz und das Equipment fehlen. Für diese Fälle gibt es spezielle Tagungsräume, die vorwiegend für Schulungen, Konferenzen und Co. genutzt werden und somit die richtige Ausrüstung bieten.

Damit Sie die richtige Auswahl treffen, sollten Sie darauf achten, dass genügend Sitzgelegenheiten für jeden Teilnehmer vorhanden sind und dass moderne Tagungstechniken (Leinwand, Beamer, Flipchart etc.) zur Verfügung stehen. Bei einer Inhouse-Schulung darf zusätzlich der Anfahrtsweg nicht zu weit sein – andernfalls kann man den Mitarbeitern auch eine Übernachtungsmöglichkeiten bieten, was gerade bei mehrtägigen Weiterbildungen eine nette Geste ist. Einige Tagungsräume sind in ein Hotel integriert und ermöglichen so eine unkomplizierte Unterkunft direkt nebenan.

Kostenlose Getränke und kleine Snacks gehören zu einer mitarbeiterfreundlichen Schulung zwingend dazu. Sollte diese länger andauern, sollten auch richtige Mahlzeiten auf dem Speiseplan stehen, denn mit leerem Bauch lässt es sich nicht gut lernen. Vorher also unbedingt die Bewirtung abklären! Viele Konferenzräume stellen ein Essensangebot zur Verfügung, was man mit Aufpreis in Anspruch nehmen kann.



Schritt 5: Feedback im Anschluss

Sind die oberen Punkte geklärt, haben Sie es geschafft und Ihr Seminar kann erfolgreich starten. Auch nach Abschluss der Fortbildung gibt es allerdings noch etwas zu erledigen: Lassen Sie Bilder und Videos, die während der internen Tagung entstanden sind, den Teilnehmern zukommen, damit diese eine schöne Erinnerung haben. Außerdem sollten Ihre Mitarbeiter einen Feedback-Bogen mit mehreren Fragen hinsichtlich des Ablaufs ausfüllen – nach der Schulung ist vor der Schulung und mithilfe dieser Bewertungen können Sie die kommende Weiterbildung noch besser organisieren sowie vergangene Fehler vermeiden!

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