Buchführungspflichtig ist jeder im Handelsregister eingetragene Kaufmann z. B. mit Zusatz eingetragener Kaufmann, eingetragene Kauffrau, GmbH, OHG; Handelsgesetzbuch (HGB) sowie Gewerbebetreibende deren Jahresumsatz 500.000 € oder der Jahresgewinn 50.000 € übersteigt (Abgabenordnung). Unter dem allgemeinen Begriff versteht man unter Buchhaltung Folgendes: Sie ist die planmäßige, lückenlose und sachlich geordnete Aufstellung aller Geschäftsfälle eines Unternehmens aufgrund von Belegen bezogen auf ein Geschäftsjahr. Jeder der mit der Finanzbuchhaltung zu tun hat muss Ordnung halten, wie das geht, wird in den folgenden Abschnitten erklärt.
Die Hauptaufgabe der Finanzbuchhaltung besteht daran, dass sie den Stand des Vermögens und der Schulden feststellen soll. Dies wird in erster Linie durch die Inventur gemacht. Das Ergebnis der Inventur führt dazu, dass man aus den gesammelten Angaben die Bilanz erstellen kann. Die Bilanz muss zweimal im Jahr erstellt werden. Zum Ersten bei der Eröffnung des neuen Geschäftsjahres (Eröffnungsbilanz) und zum Zweiten am Ende des Geschäftsjahres, dies ist dann die sogenannte Schlussbilanz.
[dropcap]E[/dropcap]ine weitere Aufgabe der Finanzbuchhaltung liegt darin, dass sie Veränderungen zwischen dem Vermögen und den Schulden darstellen soll. Aus diesen ganzen Angaben kann man den Erfolg des Unternehmens ermitteln. Meist wird dazu erst ein Gewinn- und Verlust-Konto (GuV) erstellt und die gesamten Buchungen des Geschäftsjahres in Aufwendungen und Erträge eingeteilt und eingetragen.
Anschließend kann man daran den Gewinn bzw. den Verlust des Unternehmens festmachen. Außerdem liefert eine gut strukturierte und ordentliche Buchführung dazu bei, dass man die Zahlen für die Kalkulation geliefert bekommt. Anhand dieser Zahlen kann man vergleichen ob die Berechnung der Kalkulation richtig oder falsch war. Des Weiteren liefert sie Daten zur Kontrolle und zur Prüfung der inner-betrieblichen Wirtschaftlichkeit bezogen auf die Gesamt- bzw. Teilbereiche des Unternehmens.
Für die Steuerberechnung wird auch das komplett gesammelte Zahlenwerk herangezogen und durch einen Steuerberater ausgewertet und beim zuständigen Finanzamt eingereicht. Sollte es einmal zu Unstimmigkeiten kommen, dient die ordnungsmäßig geführte Finanzbuchhaltung als Beweismittel vor Gericht bei.
Inhalt
Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
Die Buchführung gilt als ordnungsmäßig, wenn sie so beschaffen ist, dass ein Sachverständiger Dritter (z. B. Steuerberater, Steuerprüfer usw.) sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann.
- Buchführung muss klar und übersichtlich sein
- Sachgerechte und überschaubare Organisation
- Übersichtliche Gliederung des Jahresabschlusses
- Keine Verrechnung von Einnahmen und Ausgaben
- Buchungen dürfen nicht unleserlich gemacht werden (sie müssen gegengerechnet werden)
- Ordnungsgemäße Erfassung aller Geschäftsfälle
- Die Geschäftsfälle sind fortlaufend und vollständig richtig und zeitgerecht
- Keine Buchung ohne Beleg
- Ordnungsgemäße Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen (alle Belege müssen 10 Jahre aufgehoben werden)
Verstöße gegen die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung (GoB) können zur Steuerschätzung führen. Unrichtige Wiedergabe des Jahresabschlusses kann zur Geldstrafe oder sogar zur Freiheitsstrafe führen.
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Für welche Berufs- bzw. Personengruppen sind Finanzbuchhaltersoftware geeignet?
Die Zeiten, in denen man noch selbst die Buchhaltung erledigt hat, sind längst vorbei, denn es gibt immer mehr Programme, mit denen man sich die Arbeit erleichtern bzw. auch fast komplett abnehmen lassen kann.
Buchhaltungsprogramme sind für jeden und auch für jedes Unternehmen geeignet. Es gibt meist verschiedene Bausteine, die man selbst zusammensetzen kann. Es ist nur abhängig von der Größe des Unternehmens. Selbst Kleinunternehmer, die unter die reduzierte Anforderungen der Gewinnermittlung fallen, nehmen diese Software her, um sich die Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) erstellen zulassen.
Die gesetzlichen Regelungen werden von Jahr zu Jahr vom Gesetzgeber verschärft und andauernd kommen neue Verordnungen, Paragrafen und Anweisungen dazu oder haben sich verändert. Dafür gibt es jetzt eine Finanzbuchhaltungssoftware, die auf all diese Regelungen reagiert und diese auch sofort umsetzt.
Welche Aufgaben und Funktionen hat eine Buchhaltungssoftware?
Des Weiteren kann man mit solchen Softwarelösungen die Umsatzsteuer, den Jahresabschluss und die Steuererklärung in einem mitmachen. Ist man dazu veranlagt, monatlich die Umsatzsteuervorauszahlung zu leisten, ist das z.B. mit den meisten Programmen kein Problem. Man sucht sich den passenden Zeitraum für die Umsatzsteuer heraus und schon ermittelt, errechnet und strukturiert die Software alles von alleine.
Ein weiterer wichtiger Aspekt liegt darin, dass die ordnungsgemäße Finanzbuchführung fast nur noch so eingehalten werden kann. Denkt man einmal an die Aufbewahrungsfristen, die Dokumente und Buchungen müssen bis zu zehn Jahren aufgehoben werden. Dies geht mit diesen Programmen sehr gut, da meistens sowieso alles im Computer (Dokumente, Rechnungen, Angebote) gespeichert sind.
Solche Buchhaltungssoftware werden übrigens auch viel im Internet angeboten. Welches die beste ist, kann man schwer sagen; das kommt auf die eigenen Bedürfnisse an. Am besten schaut man sich mehrere an und vergleicht diese miteinander. Als Beispiel finden Sie hier eine der bekanntesten Softwarelösungen auf dem Markt. Weitere Software von anderen Anbietern und in Freeware gibt es unter anderem noch hier und hier zu sehen.
Fazit
Natürlich kann man als Freiberufler oder als Kleinunternehmer die Finanzbuchhaltung auch ohne Programme durchführen. Aber eine ordentliche und ordnungsmäßige Buchhaltung ist dann meist nicht mehr gewährleistet. Sind die Unternehmen größer, dann geht es gar nicht mehr ohne eine Finanzbuchhaltungssoftware, da die Erstellung beispielsweise in Excel-Tabellen oder Ähnliches zu Komplex und unübersichtlich würde. Damit ist keine Ordnung mehr vorhanden und die Ordnungsmäßigkeit wird gefährdet.
Der Hauptvorteil von Buchhaltungsprogrammen zeigt sich aber, sobald das Unternehmen wächst und die Themen Buchhaltung und Steuern komplexer werden. Da bieten sich Finanzbuchhaltungsprogramme mit ihren meist eingebauten Kontenrahmenplänen an, diese sind dann oftmals eine gute Ergänzung zur Gliederung der eigenen Buchhaltung.
Die meisten Programme verfügen über Schnittstellen, die es einem ermöglichen, die vorhandenen Buchhaltungsdaten für die Bearbeitung direkt aus dem Finanzbuchhaltungssystem an diverse Andere, beispielsweise Finanzämter, Steuerbüros zu überspielen.
Entscheidet man sich für eine solche Software, muss man sich im Vorfeld Zeit nehmen und für sich bzw. für sein Unternehmen, die richtige Finanzbuchhaltungssoftware finden. Die meisten Hersteller bzw. Anbieter geben einem Interessenten die Software vier Wochen lang zum Testen und stehen für Fragen und Anregungen jederzeit zur Verfügung.
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Bild oben: © panthermedia.net / Thomas Francois