Ordnung bei den E-Mails: So sorgen Sie für besseren Durchblick

So organisieren Sie Ihre E-Mails besser

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Jeden Tag bekommen wir Dutzende von E-Mails, manche mehr, manche weniger. Aber mit der Zeit ist die Flut der eingehenden Nachrichten kaum zu bändigen, im Postfach entsteht ein Chaos, das schwer zu ordnen ist. E-Mail-Programme, wie G-Mail, bieten ihren Nutzern verschiedene Möglichkeiten, um Ordnung zu schaffen.

Nachrichten sortieren bei Gmail

Bei Gmail können Nutzer ihre Nachrichten zum Beispiel nach gelesen, ungelesen und wichtig sortieren. Dazu bewegt man den Mauszeiger links in der Navigation zum „Posteingang“. Das Pfeilsymbol erlaubt dann, die einzelnen Mails zu sortieren. Außerdem kann man die Option “Sortierter Eingang” anklicken, wodurch man dann einige Posteingänge erstellen kann, in denen die Nachrichten gleich beim Eingang sortiert werden.

Unter „Einstellungen“ und „Posteingang“ lässt sich dann die Genauigkeit, mit der die Mails sortiert werden, einstellen. Darüber hinaus hat man bei Gmail die Möglichkeit, seine E-Mails mittels Labels zu ordnen. Dafür klickt man auf „Einstellungen“, „Labels“ und dann auf den Knopf „Neues Label erstellen“. Dem Label wird dann ein neuer Namen, wie „Geschäftlich“ oder „Privat“, vergeben.

Um eine Nachricht einem konkreten Label zuzuordnen, markiert man eine E-Mail im Posteingang und klickt dann auf „Labels“. Jetzt kann man das Label auswählen, dem die konkrete Nachricht zugeordnet werden soll. Ab jetzt bekommen diese Nachrichten eine spezielle Markierung, sodass man sofort erkennen kann, in welche Kategorie eine E-Mail gehört.



Regeln bei Microsoft Outlook erstellen

Wenn man beim Durchsuchen des Postfachs langsam die Übersichtlichkeit verliert, wird es höchste Zeit, wieder Ordnung zu schaffen. Das lässt sich unter Outlook von Microsoft mithilfe des Regel-Assistenten automatisch veranlassen und organisieren. Hat man eine Regel erstellt, wird diese immer dann angewendet, wenn man eine Mail verschickt oder gerade bekommt.

Bei der Regel handelt es sich um eine Gruppe von Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen. Sie greifen bei einem Ereignis automatisch ein und helfen, die Nachrichten zu verarbeiten und das Postfach zu organisieren.

Mit E-Mail-Filter für mehr Ordnung sorgen

Wollen Sie Ihre Mails verwalten und schneller zuordnen können, bedienen Sie sich einer Filter-Funktion. Mithilfe solcher Filter lassen sich E-Mails von einem bestimmten Konto, einem bestimmten Empfänger sowie mit einem bestimmten Inhalt aussortieren. Die eigehenden Nachrichten werden von dem Filter so getrennt, dass man auf Anhieb erkennen kann, welcher Bereich gemeint ist.

Mehr Ordnung im Postfach erlaubt einen schnelleren Zugriff auf die wesentlichen Informationen, wobei Newsletter oder Werbung sauber separat einsortiert wird.



Labels in Google Mail verwenden

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Artikelbild:  © panthermedia.net / Dunja Devic
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