Im Zuge der Einführung des Mindestlohngesetzes gerät die Lohnsteuer-Nachschau schnell zu einer fatalen Prüfungsfrage. Sind Sie sich 100 % sicher, dass Ihre Abrechnungen den legalen Anforderungen entsprechen? Im Zusammenhang mit der monatlichen Gehaltsabrechnung kommt es für viele Unternehmen und Unternehmer zu einer enormen Herausforderung, die vor allen Dingen Zeit und Nerven kostet. In diesem Verhältnis hat sich die Online Lohnabrechnung eine komfortable Position erarbeitet; immerhin sind Sie damit in der Lage in wenigen Klicks die Lohnabrechnung sicher, gesetzlich einwandfrei und unkompliziert zu erstellen.
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Vorteile von Lohnabrechnungen via Online-Plattform
Für viele Unternehmen gilt es umzudenken; vor allen Dingen wenn es mit der aktuellen Abrechnungssoftware nicht richtig funktionieren will oder Sie sich aus Kosten- und Zeitgründen mit dem Gedanken tragen die Gehaltsabrechnung vollständig auszulagern. Aber wie sollte ein Online Lohnabrechnung erfolgreich vonstattengehen? Zum einen erwarten die Kunden eine einfache Bedienung und einen sicheren Umgang – zum anderen eine kostengünstige sowie sichere Nutzung, die sich binnen kürzester Zeit erledigen lässt, ohne etwas zu vergessen. Worauf sollten Sie bei einem Online Anbieter für Lohnabrechnungen also achten?
Online-Lohnabrechnungen selbst machen!
Wir raten Ihnen dazu, die Servicedienstleistung erst einmal über einen Testzugang auf Herz und Nieren zu überprüfen und sich einen ersten Eindruck von dem Anbieter zu machen. Besteht keinerlei Möglichkeit einen ersten Blick auf die Servicedienstleistungen und die einzelnen Schritte der Gehaltsabrechnung zu werfen, sind berechtigte Zweifel angebracht. Erfordert die Einarbeitung und Orientierung auf der Online Plattform mehrere Tage und Sie begehen immer wieder dieselben Fehler oder haben unbeantwortete Fragen im Kopf? Dann sollten Sie ebenfalls Abstand von dieser Dienstleistung nehmen. Es würde dann auch im laufenden Betrieb immer wieder zu Problemen kommen.
Erst wenn Ihnen die Online Lohnabrechnung das Know-how und die Kenntnisse abnimmt und alle nötigen Einstellungen und Berechnungen übernimmt, können Sie davon ausgehen, dass Sie so wenig wie nur möglich Aufwand im Zusammenhang mit der Erstellung der Abrechnungen investieren. Darüber hinaus zeigen vor allen Dingen die Online Lohnabrechnungen einen entscheidenden Vorteil: Sie haben es hier mit einer webbasierten Bearbeitung zu tun. Sprich: Der Zugriff ist von jedem mobilen Endgerät und Computer aus jederzeit möglich.
Qualitätssiegel und Zertifikate seriöser Anbieter
Die Sicherheit ist eines der ausschlaggebenden Gütesiegel für einen seriösen Anbieter. Die Zertifizierung nach ISO 27001 liefert ein zuverlässiges Qualitätssiegel, wie man bei diesem bekannten Anbieter für die Online Lohnabrechnung schön sehen kann. Diese getesteten Systeme haben bei der ISO 27001 ein anerkanntes und autorisiertes Prüfverfahren überstanden, ohne dabei eklatante Mängel aufzuweisen. Zu den Servicedienstleistungen der Lohnabrechnung gehören mitunter folgende Komponenten:
unkomplizierter Austausch mit Sozialversicherungsträgern,
Datenaustausch mit der zuständigen Finanzverwaltung,
individuelle Formen der Abrechnung und
stetiger Austausch der Daten im Zuge des Zahlungsverkehrs.
Nicht zuletzt der Umwelt zuliebe stellen die Online Lohnabrechnungen eine immense Verbesserung dar, denn sie verzichten fortan auf Aktenordner und Papierkram. Krankenscheine sowie alle erforderlichen Unterlagen lassen sich ebenfalls im Handumdrehen digitalisieren und jederzeit individuell einsetzen. Das papierlose Büro ist keine revolutionäre Neuerung der Zukunft; bereits vor zehn Jahren hat man diesen umweltgerechten und unkomplizierten sowie zeitgemäßen Office-Trend eingeläutet. Auch in einigen Jahren ist zu erwarten, dass die Ausdrucke von Akten und Dokumenten einen starken Rückgang verzeichnen und sich im Zuge des Anstiegs technischer Möglichkeiten die Büroräume weiter digitalisieren.
Gesetzliche Vorschriften der Online-Lohnabrechnung
Die Form einer elektronischen Abrechnung erfolgt in einem kompatiblen Format; oftmals als PDF. In diesem Zusammenhang ist von einem Schutz gegenüber nachträglicher Bearbeitung und durch die digitale Signatur auszugehen. Selbstverständlich sind digitale Lohnabrechnungen jedoch nicht von den Anforderungen der Entgeltbescheinigungsverordnung ausgeschlossen. Im Prinzip bringt die Online Gehaltsabrechnung nicht nur für Arbeitgeber, sondern auch Arbeitnehmern jede Menge Vorteile – vorausgesetzt sie laufen rechtskonform ab.
Das digitale, elektronische Rechnungsverfahren muss natürlich eine ganze Reihe verschiedener Voraussetzungen erfüllen – bleibt dabei zu jedem Zeitpunkt benutzerfreundlich und übersichtlich. An oberster Stelle stehen die gesetzlichen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes und des Arbeitsrechtes. So ist jeder Arbeitgeber dazu verpflichtet, nach Paragraph 108 der Gewerbeordnung mit der Zahlung des Gehalts seinem Arbeitnehmer die Lohnabrechnung in Textform zukommen zu lassen.
Eine Spezifizierung, auf welcher Ebene diese Übermittlung der Abrechnung erfolgen soll, ist in diesem Bereich nicht zu finden und eröffnen gerade im Hinblick auf die Online Lohnabrechnung ganz neue Möglichkeiten. Mit einem erfahrenen Anbieter für Lohnabrechnungen im Netz gehen Sie zugleich auf Nummer sicher und behalten die Gehaltsabrechnung im Blick, ohne dabei zu viel Zeit und Kapazitäten einsetzen zu müssen.
Links zur weiterführenden Information
http://www.humanresourcesmanager.de/ressorts/artikel/worauf-bei-online-lohnabrechnungen-zu-achten-ist
https://www.datenschutzbeauftragter-info.de/datenschutz-fuer-die-elektronische-gehaltsabrechnung/