Etikettendruck in Word 2013

Etiketten drucken

Etiketten druckenDas Drucken von Etiketten ist für viele von uns ein Muss und auch wichtig, wenn sie beispielsweise aus beruflichen Gründen Briefe an ihre Kunden verschicken möchten. Dennoch wissen nur wenige Benutzer wie sie vergleichsweise einfach ihre Etiketten mit Word 2013 von Office drucken können und was es generell zu beachten gilt, damit die Adress-Aufkleber auch gut aussehen.

Nicht nur das generelle Druckbild, sondern vor allem auch der Drucker bzw. die Druckvorlage spielen eine Rolle dabei, wie gut oder schlecht die fertigen Etiketten hinterher aussehen. Aus diesem Grund wird im Folgenden beschrieben, wie man unter Word 2013 Etiketten selber erstellen kann und worauf man achten sollte. Darüber hinaus werden Funktionen vorgestellt, die das Drucken zusätzlich noch erleichtern können und es wird erklärt, wo diese Funktionen zu finden sind. Auf der Seite von

Etiketten unter Word 2013 drucken

[sws_blue_box box_size=”730″]Word 2013 auf und los – so einfach könnte es sein, allerdings machen viele von uns bereits an diesem Punkt den ersten Fehler. Denn bevor es überhaupt an das Erstellen der Etiketten geht, muss man sich um die richtigen Materialien kümmern, auf die die Adress-Aufkleber später gedruckt werden müssen. [/sws_blue_box]

Obwohl es mittlerweile bedruckbare Etiketten-Aufkleber in Hülle und Fülle gibt, können nur wenige von ihnen mit jedem Drucker verwendet werden. Die meisten Aufkleber-Typen sind nur für eine bestimmte Druckersorte wie einen Laserdrucker oder einen Tintenstrahldrucker geeignet. Die Aufkleber passen zudem sicherlich auch in andere Druckertypen, können dort aber zum Verlaufen der Farbe auf dem Papier führen, sodass die Etiketten hinterher verwaschen aussehen oder die Aufdrucke gar nicht mehr leserlich sind. Wer richtig wetterfeste Etiketten drucken möchte, sollte sogar ganz von der Home-Variante abstand nehmen, da der einwandfreie Druck meistens nicht klappt und die Kosten relativ hoch sind. Da lohnt es sich eher bei speziellen Dienstleistern im Internet zu gucken, da man hier wetterfeste Etiketten selbst erstellen und drucken lassen kann, ohne dafür gleich neue Technik kaufen zu müssen.

Um allgemein Fehler im Druck zu vermeiden, sollte man zudem bereits beim Kauf der Aufkleber darauf achten, für welchen Drucker-Typ diese geeignet sind und gegebenenfalls auch nachschauen, was für eine Druckersorte man besitzt, wenn man es selbst nicht genau weiß. Außerdem sollte man sich die Größen der Aufkleber genau notieren, weil diese eventuell von den Vorlagen von Word 2013 abweichen können und es zu Überdrucken führen kann.

Etikettendruck in Word

Etiketten drucken – Schritt für Schritt:

Mit den passenden Etikettenbögen kann es auch schon an das Erstellen und den Druck der Adress-Aufkleber gehen. Dazu befolgt man einfach folgende Schritte:

1) Zunächst startet man Word 2013 und öffnet ein neues Dokument.

2) Mit einem Klick auf „Sendungen“ → „Seriendruck starten“ → „Seriendruck starten“ → „Etiketten“ → „Etiketten einrichten“ gelangt man in das Hauptmenü zum Erstellen der eigenen Etiketten. Hier kann man unter anderem festlegen, ob man einen Seiten- oder einen Endlosdrucker verwendet (heutzutage sind die meisten Drucker Seitendrucker), von welchem Anbieter man Etikettenbögen verwendet und welche Einheitsgröße die Etiketten besitzen. Angaben dazu finden sich immer auf der Verpackung der Etikettenbögen.

2.1) Findet sich zu einem Bogen kein Hersteller oder keine Größe in der Liste, kann man für den richtigen Druck die Etikettengröße manuell eintragen. Dazu klickt man einfach auf den Button „Neue Etiketten“ und gibt anschließend einen passenden Namen sowie die Abmessungen der einzelnen Etikettenfelder ein. Es empfiehlt sich, die Felder selbst einmal nachzumessen, weil die angegebenen Größen abweichen können. Anschließend klickt man auf „Ok“ und findet seine Etiketten dann unter „Andere/Benutzerdefiniert“ in der Sparte „Etikettenhersteller“.

3) Mit einem Klick auf „Ok“ schließt man den Einrichtungsvorgang ab. Word 2013 arbeitet mit einer Tabelle, in die man nun die entsprechenden Adress-Daten für die Etiketten eintragen kann.

Vorhandene Adressen benutzen:

Für Benutzer von Excel und/oder Outlook gibt es die Möglichkeit, bestehende Adresslisten als Quelle für die Etiketten zu verwenden. Damit muss man die einzelnen Daten nicht extra eingeben, sondern kann sie ganz einfach aus der Liste auswählen. Um auf eine Adressliste zuzugreifen, geht man wie folgt vor:

1) Wie zuvor öffnet man in Word 2013 ein neues Dokument und klickt auf „Sendungen“ → „Seriendruck starten“. Anschließend wählt man die Option „Empfänger auswählen“.

2) Je nachdem, was für eine Quelldatei man verwenden möchte, klickt man im folgenden Menü auf „Aus Outlook-Kontakten auswählen“. Benutzt man dagegen eine Excel-Tabelle, dann klickt man auf „Vorhandene Liste verwenden“, wählt die entsprechende Datei aus ihrem Speicherort aus und klickt abschließend auf „Datenquelle auswählen“. Die Adress-Daten werden dann wie gewohnt als Liste angezeigt, aus der man die Einträge wählen kann.

3) Will man für zukünftige Drucke eine eigene Empfängerliste anfertigen, dabei aber nur einzelne Einträge einer Quelldatei verwenden, kann man dies über „Sendungen“ → „Seriendruck starten“ → „Empfängerliste bearbeiten“ erreichen. In einer aktiven Liste werden zunächst alle Einträge mit einem kleinen Häckchen versehen. Entfernt man bei einzelnen Einträgen das Häckchen, werden die Einträge hinterher auch nicht mehr angezeigt. Auf diese Weise kann man unerwünschte Einträge aus einer Liste für Etiketten entfernen. Öffnet man dann eine weitere Datenquelle und wählt wieder andere Einträge aus, kann man sich auf diese Weise ganz einfach seine eigene Liste für das zukünftige Drucken von Etiketten in Word 2013 anlegen und diese auch wie gewohnt abspeichern.

Kleiner Tipp

Bevor man damit beginnt gleich ganze Serien an Etiketten zu drucken, sollte man zunächst einen Testdruck anlegen. Dafür kann man normales Druckerpapier anstatt der Etikettenbögen verwenden. Ein Testdruck empfiehlt sich vor allen dingen, um die angegebenen Maße der Etiketten zu kontrollieren und sich das fertige Druckbild anzusehen.

Ist der Testdruck zufriedenstellend, kann man das Papier gegen die Etikettenbögen tauschen. Wenn der Druck dagegen beispielsweise über den Rand eines Etiketts reicht oder verschoben ist, muss man im Schritt “Etiketten einrichten” die Abmessungen der Etikettenbögen anpassen, damit die fertigen Etiketten gut aussehen.

Bildquellen
Artikelbild: ©panthermedia.net Moreno Soppelsa