Unsere Arbeitswelt entwickelt sich rasant: Immer mehr Prozesse werden über Programme auf dem Computer optimiert, beschleunigt und automatisiert. Mittlerweile gibt es etliche Softwares für die Personalakquise, für die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen oder für die transparente Aufgabenverteilung.

Doch trotz dieser voranschreitenden Technisierung läuft ein Großteil der Verwaltungs- und Archivierungsprozesse in deutschen Büros noch immer papierbasiert ab. Weit mehr als die Hälfte aller in Deutschland ansässigen Unternehmen archiviert geschäftsrelevante Dokumente weiterhin überwiegend in Papierform – sei es aus Angst vor hohem Investitionsbedarf oder aus Furcht vor unberechtigtem Datenzugriff. Dabei lohnt sich ein Umstieg auf ein digitales Dokumentenmanagementsystem enorm, wie im Folgenden anschaulich verdeutlicht wird.

Was ist ein DMS überhaupt?

Ein Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) ist eine Software zur Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von schriftlichen Daten jeglicher Art. Was im ersten Moment vielleicht sehr komplex klingen mag, ist im Grunde ganz simpel: Eingehende Dokumente, wie etwa E-Mails oder Anlagen, werden in dem System gespeichert und können anschließend jederzeit wieder aufgerufen werden. Auch auf Papier gedruckte Dokumente kann man per Dokumentenscanner digitalisieren und in das System einpflegen.

Sollte man zukünftig eines dieser Dokumente benötigen, kann man über die softwareinterne Suchfunktion schnell und einfach zu den nötigen Daten gelangen. Dies erleichtert die Bearbeitung und Weiterleitung von Daten im Betrieb erheblich und hilft, nicht in der stetig wachsenden Flut von eingehenden Unterlagen zu versinken. Jede Information kann ohne langes Suchen gefunden und im Anschluss verwendet werden – wie in einem gut sortierten Aktenschrank, der zudem über digitalisierte Optionen verfügt.

Es gibt viele unterschiedliche Dokumentenmanagementsysteme, die hinsichtlich ihrer Betriebsform und ihres Funktionsumfangs stark variieren. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen Softwares ohne Cloudfunktion einerseits und cloudbasierten Softwares andererseits. Während die erste Variante nur von einem festen Arbeitsplatz aus aufgerufen werden kann, können cloudbasierte Lösungen von jedem beliebigen Arbeitsplatz mit Internetzugriff verwendet werden. Für welches System man sich im Endeffekt entscheidet, hängt größtenteils von der Größe des Unternehmens, den branchenspezifischen Anforderungen und den individuellen Bedürfnissen des Betriebes ab. Eine intensive Recherche hilft bei der Auswahl des passenden DMS.

Wie funktioniert die Software?

Obwohl die Auswahl an Softwares zur digitalen Dokumentenerfassung sehr groß ist, weisen alle Systeme im Wesentlichen eine ähnliche Funktionsweise auf. Im ersten Schritt werden alle vorhandenen Unterlagen in einem zentralen Archiv abgespeichert, wobei jedes Dokument mittels sogenannter Metadaten (zum Beispiel Erstelldatum oder Verfasser) verschlagwortet und klassifiziert wird. Je moderner das DMS, desto automatisierter, flexibler und effektiver geht dieser Prozess vonstatten. Anschließend wird bestimmt, welche Personen auf die Informationen zugreifen und sie eventuell sogar bearbeiten dürfen. Das DMS macht die Dokumente ausschließlich denjenigen Mitarbeitern zugänglich, die im Voraus ein Zugriffsrecht erhalten haben.

Wird das Dokument im Anschluss benötigt, dann können die berechtigten Mitarbeiter Einblick in die Datei erhalten und sie bei Bedarf bearbeiten. Beispielsweise ist dies der Fall, wenn eine zuvor eingegangene Rechnung noch einmal umgeschrieben werden muss. Alle zuständigen Mitarbeiter können mittels Suchfunktion (Suchfilter oder Volltextsuche) schnell und einfach das benötigte Dokument finden und den Vorschriften entsprechend verändern. Alle Zugriffe und Änderungen werden detailgetreu dokumentiert und sind dadurch lückenlos nachvollziehbar.

Wer sich für ein DMS entscheidet, der garantiert zudem eine rechtssichere Verarbeitung sowie eine revisionssichere Archivierung personenbezogener Daten. Denn seit der Einführung der neuen europäischen Datenschutzverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen strikte Vorgaben hinsichtlich der Einsicht und Weitergabe persönlicher Daten einhalten, um den allgemeinen Datenschutz zu sichern. Durch die Vergabe von Zugriffsrechten etc. sorgen Dokumentenmanagementsysteme dafür, dass in Hinblick auf Informations- und Aufbewahrungspflichten alle Forderungen erfüllt werden.

Welche Vorteile bringt ein DMS?

Die Investition in ein System zur elektronischen Verwaltung und Archivierung von Dokumenten bringt sowohl für kleine als auch für mittelständische und große Unternehmen enorme Vorteile mit sich. Dass interne Büroprozesse erheblich beschleunigt werden und somit die Effizienz im Hinblick auf die Verwaltung um einiges steigt, dürfte auf der Hand liegen. Stundenlanges Suchen nach vermeintlich verschwundenen Briefen hat mit der Einführung eines DMS endlich ein Ende.

Dadurch, dass Mitarbeiter aus sämtlichen Abteilungen auf das System zugreifen können, wird der Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen den Arbeitnehmern unterstützt. Sämtliche betriebliche Prozesse können abteilungsübergreifend verwaltet werden, wobei alle Bearbeitungsschritte lückenlos aufgezeichnet werden. So wird der Arbeitsprozess nachvollziehbarer sowie transparenter dargestellt und gleichzeitig kann ärgerlicher Datenverlust vermieden werden.

Nicht zuletzt spielt auch das reduzierte Papiervolumen eine Rolle: Wer digitales Dokumentenmanagement verwendet, der arbeitet nachhaltig und umweltschonend. So wird der Wandel zum papierlosen Büro vorangetrieben – ein wichtiger Baustein auf dem Weg zur digitalen Transformation eines Unternehmens, was letztendlich zu einem langfristigen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt führt.