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Telefonkonferenz – Wie geht das eigentlich?

Telefonkonferenz – Wie geht das eigentlich?

Ein einfaches und sinnvolles Mittel um schnell und effektiv von verschiedenen Orten aus sich abzustimmen ist die Telefonkonferenz. Immer mehr Unternehmen setzen darauf denn es gibt eindeutige Vorteile. Zum einen wird durch eine solche Telefonkonferenz der Planungszeitraum bis zur Durchführung deutlich reduziert. Zum anderen sind gerade die Fahrt- und Reisekosten bis zum Tagungsort nicht mehr vorhanden. Diese werden durch eine vergleichsweise günstige Telefonverbindung ersetzt. Wie dies genau funktioniert erfahren Sie gleich hier.

Telefonkonferenz – Vorbereitung

[dropcap]I[/dropcap]m ersten Gang wird die Telefonkonferenz immer mit einem seriösen und bekannten Anbieter wie telefonkonferenz.de geplant. Hier bietet es sich an über ein Mail und den internen Terminsystemen noch zusätzlich die Einladung und Termine an die jeweiligen Personen zu versenden. Vorteil ist, dass man gleich eine Bestätigung bekommt wer teilnehmen kann und auch den Teilnehmerkreis allen anderen automatisch mitteilt. Hier können im Vorfeld Unterlagen versendet werden. Alternativ ist es auch möglich mit der Einladung eine Präsentation anzubieten.

Telefonkonferenzen eben nur mit professionellen Anbietern 😉
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Start der Telefonkonferenz

Bei einer Telefonkonferenz wird mit Hilfe eines Providers eine Verbindung der Teilnehmer über eine zentrale Rufnummer durchgeführt. Hierzu muss der Veranstalter der Telefonkonferenz dort angemeldet sein, dann kann eine Telefonkonferenz gestartet werden. Alle Teilnehmer erhalten mit der Email-Bestätigung eine Einwahlnummer.

Zum angegebenen Zeitpunkt ist dann die Einwahl möglich. Den Anrufern entsteht dabei in der Regel nur eine leicht erhöhte Telefongebühr. Darüber wird das System finanziert. Somit ist es notwendig, insofern auch Kunden an dieser Konferenz teilnehmen, diese über die anfallenden Gebühren zu informieren. Eine Management Fee für die Teilnehmer wie auch für den Veranstalter fällt in der Regel nicht an.

Präsentationen und Verlauf der Konferenz

Telefonkonferenz Start | pixabay
Telefonkonferenz Start | pixabay

Die Telefonkonferenz kann von jedem beliebigen Telefon aus genutzt werden. Wichtig ist dabei nur, insofern es sich bei dem Anbieter um eine Servicenummer (Telekompreise stellvertretend) handelt, dass diese von dem Endgerät auch angewählt werden kann. Einige Unternehmen haben diese Sonderrufnummern nicht freigeschaltet, daher kann dann von diesem Anschluss auch keine Telefonkonferenz aus starten. Es ist also auch dies vorab zu prüfen, damit auch letztendlich alle Teilnehmer daran ungehindert teilnehmen können.

Die Telefonkonferenz an sich hat dann eine unbegrenzte Dauer. So können auch schwierigere und aufwendigere Themen ohne weiteres besprochen werden. Selbst Vertragsabschlüsse oder Einstellungsgespräche sind heute keine Seltenheit mehr wenn man an dieses tolle Tool denkt. Präsentationen können je nach Kundenwunsch und Anforderung einfach in die Session mit eingespielt werden. So wird die Entscheidungsgrundlage besser sichtbar und es kann eine ungehinderte Umsetzung dieses Modells stattfinden.

Ende der Konferenz

Zum Ende der Konferenz können sich alle Teilnehmer verabschieden. Durch das Beenden des Gespräches wird auch der Abrechnungsmechanismus gestoppt. Damit wird sicher gestellt, dass auch nur die genutzten Minuten abgerechnet werden.

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Fazit zur Telefonkonferenz

Eine Telefonkonferenz ist in vielen modernen Unternehmen heute nicht mehr weg zu denken. Dabei kommt es darauf an, den richtigen Anbieter für diese Sitzungsart zu finden. Neben internen Sitzungen sind Verkaufsgespräche und Einstellungsinterviews auch an der Tagesordnung.

Diese werden damit kostengünstig und schnell geführt. Gerade für Bewerber aus einer größeren Entfernung kann dies ein Kriterium sein um das Unternehmen auszuwählen. Außer einem herkömmlichen Telefon sind übrigens keine weiteren technischen Voraussetzungen für die Teilnehmer erforderlich, so kann die Konferenz wohl von fast jedem Ort ideal mit verfolgt werden.

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Zu empfehlen ist allerdings ein Telefon mit einem Headset damit während der Konferenz mit beiden Armen frei gearbeitet werden kann. So ist es möglich wichtige Dinge zu notieren oder auch Ergebnisse gleich am PC festhalten zu können. Wer mit einem PC die Konferenz startet hat gleichzeitig die Möglichkeit neben dem Telefonat eine Präsentation mit zu übertragen und so den visuellen Informationsfluss deutlich zu erhöhen.

Für ein wegweisendes und zukunftsorientiertes Unternehmen gehört also diese Art der Kommunikation zu einem festen Bestandteil der Unternehmensphilosophie. Es gilt somit erste Schritte mit dieser Art der Kommunikation zu sammeln damit auch schnell Erfahrungswerte in Ihrem Unternehmen gemacht werden.

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