Als Unternehmer hat man nicht immer nur Einnahmen, sondern auch eine Menge Ausgaben – deshalb müssen auch immer mehr Unternehmen darauf achten, effektiv zu wirtschaften und Kosten zu sparen. Maßnahmen dazu kann man an vielen Stellen ergreifen, eine Möglichkeit, die wir heute vorstellen ist die Verwendung von Tankkarten für Mitarbeiter.
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Tankkarten sparen Zeit und Geld
In den meisten großen Unternehmen sind Tankkarten für den Firmenwagen schon lange üblich, doch auch schon kleine Unternehmen können für die Firmenwagen ihrer Mitarbeiter Tankkarten nutzen und von den Vorteilen profitieren. Mit Tankkarten lassen sich nämlich nicht nur Kosten sparen, sondern auch der Verwaltungsaufwand kann erheblich gesenkt werden.
Damit sparen Unternehmen also nicht nur bares Geld, sondern auch sehr viel Zeit. Doch welche Vorteile bieten Tankkarten für Unternehmen eigentlich genau, wie funktionieren sie und welche ist die Richtige?
Funktionen einer Tankkarte
Die Hauptfunktion einer Tankkarte besteht zunächst daraus, bargeldlos an Tankstellen bezahlen zu können. Sie funktioniert wie eine Kreditkarte, nur dass sie auf das Tanken und einige Sonderleistungen beschränkt ist. Diese Sonderleistungen können bestimmte Serviceleistungen der Tankstelle wie zum Beispiel eine Autowäsche, diverse Produkte aus dem Tankstellen-Shop oder auch Mautgebühren sein. Häufig gehören auch noch Spezialrabatte, Sonderkonditionen oder auch ein Pannendienst dazu.
Vor der Anschaffung einer Tankkarte ist es deshalb sinnvoll, sich mit den verschiedenen Anbietern und den genauen Konditionen der Tankkarte genauer auseinanderzusetzen und diese miteinander zu vergleichen. Wie man es auf der von uns verlinkten Fachseite sehr gut sehen kann, gibt es die unterschiedlichsten Variationen – bei der Auswahl gilt es vor allem auch zu beachten, ob sie für das Unternehmen geeignet ist. Denn die Anforderungen zwischen großen und kleinen Unternehmen sind sehr unterschiedlich.
In der Regel ist es so, dass man mit einer Tankkarte an eine bestimmte Tankstelle gebunden ist, so gibt es zum Beispiel Tankkarten von Aral oder Shell – und je nachdem, welche man im Gebrauch hat, kann man diese auch nur an diesen Tankstellen einsetzen. Zusätzlich gibt es allerdings auch die Möglichkeit, die Tankkarte um ein umfassenderes Tankstellennetz zu erweitern, damit die Möglichkeiten des Tankens nicht so eingeschränkt sind.
Vorteile einer Tankkarte
Das bargeldlose Bezahlen mit einer Tankkarte an den angeschlossenen Tankstellen ist die Hauptfunktion und sicher auch schon mal der erste Vorteil. Doch das alleine würde noch nicht ausreichen, um die Anschaffung einer Tankkarte für Unternehmen zu begründen. Eine Tankkarte bietet Unternehmen noch weitere Vorteile, mit denen sie viel Geld sparen können und zudem noch eine Menge Verwaltungsaufwand, der immer auch sehr viel Zeit kostet.
Mitarbeiter müssen nicht mehr alle Tankbelege sammeln und in der Firma einreichen – und somit auch nicht mehr in Vorleistung für die Spritkosten gehen. Alle Umsätze sind online abrufbar und auch der Verbrauch des Kraftstoffes somit einsehbar – damit haben Unternehmen die volle Kostenkontrolle über ihren Fuhrpark. Da die gesamten Umsätze unkompliziert an den Steuerberater weitergegeben werden können, wird auch an dieser Stelle ein erheblicher Aufwand eingespart.
Tankkarten bieten in der Regel die Möglichkeit, dass das Budget des Verbrauchs für einzelne Mitarbeiter festgelegt werden kann – und zusätzlich auch noch, welche Serviceleistungen noch in Anspruch genommen werden können, oder nicht. Das gibt Unternehmen mehr Sicherheit durch eine volle Kostenkontrolle.
Fazit
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Alleine aus Gründen der vollen Kostenkontrolle und der Minimierung des Papierkrieges in der Buchhaltung lohnt sich eine Tankkarte auch schon bei einem sehr kleinen Fuhrpark von Firmenwagen. Vor der Anschaffung ist es allerdings besonders wichtig, die Tankkarte auszuwählen, die am besten zum Unternehmen passt.
So gilt es zum Beispiel bei einem Vergleich wichtige Fragen zu klären, ob eine bestimmte Menge von Kraftstoff erforderlich ist, ob Gebühren erhoben werden und wie viel und wie weit die Mitarbeiter fahren. Die Konditionen einer Tankkarte sollte also jeweils auf die Bedürfnisse und Ansprüche des Unternehmens abgestimmt sein.