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Ein papierloses Büro

Das papierlose Büro hat viele Vorteile!

Das papierlose Büro Das papierlose Büro

In jedem Unternehmen fallen täglich wahre Berge an Papier an, die geordnet und aufbewahrt werden müssen. Schon aus rechtlichen Gründen ist es notwendig, Korrespondenz, Angebote und Verträge sowie Personalunterlagen, aber auch Bilder, Skizzen oder Entwürfe so abzulegen, dass Mitarbeiter ein benötigtes Schriftstück jederzeit zügig wiederfinden. Das papierlose Büro, in dem mit Hilfe eines Dokumentmanagementsystems (DMS) alle bzw. die meisten Unterlagen digitalisiert und gespeichert werden, kann einem Unternehmen helfen, Ressourcen und damit Geld zu sparen.

Das papierlose Büro

Das papierlose Büro

Vor der Einführung eines papierlosen Büros sollte ein Unternehmen überlegen, welche Dokumente digitalisiert werden können, wie viel Speicherkapazität benötigt wird, mit welchem Datenmanagementsystem gearbeitet werden soll und welche rechtlichen Vorgaben es gibt, beispielsweise im Bereich Datenschutz. Denn für sensible Dokumente wie Verträge oder Personalunterlagen benötigt ein Unternehmen besondere Sicherheitsvorkehrungen.

Schließlich darf nicht jeder Mitarbeiter Zugriff auf solche Datensätze erlangen und es muss sichergestellt werden, dass Dokumente vor Angriffen durch Hacker geschützt sind und auch nicht aufgrund technischer Pannen verloren gehen. Auch in Bereich Zahlungsverkehr ist zu überlegen, wie man diesen in das papierlose Büro integriert, ohne den notwendigen Schutz der Daten zu vernachlässigen.

Geeignete Hardware und Software für das papierlose Büro

Die Digitalisierung und Archivierung von alltäglichen Dokumenten gehört ebenso zum papierlosen Büro, wie Kundenverwaltung, Arbeitszeiterfassung, Rechnungsstellung sowie Verwaltung und Controlling des Zahlungsverkehrs. Hierfür wird die entsprechende Hardware benötigt. In den meisten Unternehmen steht bereits ein Scanner zur Verfügung. Mit seiner Hilfe können alle Dokumente leicht in eine digitale Form umgewandelt werden. Die Erfahrung zeigt, dass sich vor allem PDF-Dateien eignen, ein papierloses Büro zu führen. Ein hilfreicher Artikel über Scanner für das papierlose Büro ist bei t3n zu finden.

Der Bereich des Zahlungsverkehrs gehört zu den sensibelsten Aufgaben in einem Unternehmen und benötigt nicht selten sehr viel Zeit. Auch dieser Bereich lässt sich mit Hilfe entsprechender Software in ein papierloses Büro ohne Probleme integrieren. Beispielsweise bieten bluesolution, orgaMAX oder FastBill eine webbasierte Softwarelösung, mit der digitale Abrechnungen durchgeführt und sämtliche Datensätze verwaltet werden können.

FastBill ermöglicht es sowohl dem Unternehmen, als auch den Kunden, Rechnungen bequem über ein Lastschriftverfahren, das Zahlungssystem von PayPal, die Kreditkarte oder durch Sofortüberweisung online durchzuführen. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob es sich um eine Einmalzahlung oder wiederkehrenden Zahlungsverkehr handelt, mit der Software von FastBill können einzuziehende und zu leistende Zahlungen automatisiert werden.

Alle anfallenden Rechnungen können über FastBill online versandt werden, so dass keine Post im traditionellen Sinne mehr anfällt. Zudem verfügt die Software über eine Report-Funktion. Damit behält das Unternehmen stets den Überblick über die momentane Finanzsituation. Dazu kommt, dass die Kosten von FastBill nicht sehr hoch ausfallen, so beginnen die Preise bei der Telekom bereits ab 3,95 €/Monat. Aber es gibt noch viele weitere Seiten im Internet wo man FastBill erwerben kann, wobei die Telekom zu den besten Anbietern gehören dürfte.

Weg mit dem Papier

Weg mit dem Papier

Welchen Nutzen hat das papierlose Büro?

Bisher werden in Unternehmen anfallende Schriftstücke jeder Art meist ausgedruckt und in Ordnern gelagert. Das hat zur Folge, dass viel Platz zur Aufbewahrung benötigt wird, denn viele Dokumente müssen laut gesetzlicher Vorgaben über einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden. Gerade bei großen Konzernen, aber auch bei mittelständischen und kleinen Firmen entsteht durch die Aufbewahrungspflicht fast zwangsläufig ein großes Archiv.

Da verschiedene Vorgänge immer wieder eingesehen werden müssen, benötigt ein solches Archiv eine gute Struktur und vor allem muss es ständig aktualisiert werden. Dies bedeutet wiederum, dass das Unternehmen personelle Ressourcen einsetzen muss, um ein solches Archiv zu betreuen. Das papierlose Büro hilft auch dabei, Kosten zu reduzieren. Bei der traditionellen Büroorganisation ist der Kopierer unabdingbar. Um sämtliche Schriftstücke in einem Archiv aufbewahren zu können, müssen diese natürlich kopiert bzw. ausgedruckt werden. Dadurch fallen mitunter immense Kosten an, die sich durch die Einführung eines Dokumentmanagementsystems deutlich reduzieren lassen.

Entstehende Software-Kosten für das papierlose Büro

Ein wichtiger Aspekt bei der Einführung des papierlosen Büros sind die anfallenden Kosten für entsprechende Lizenzen der gewählten Software. Hier gilt es zu unterscheiden zwischen so genannten Open Source-Systemen, bei denen das Unternehmen die Lizenz durch Einmalzahlung dauerhaft erwirbt und Software-Anbietern, bei denen das Unternehmen die Lizenz durch wiederkehrende Zahlungen immer neu erwerben muss.

Allerdings sollte der Preis allein nicht den Ausschlag geben. Bei der Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Software müssen Überlegungen zum Funktionsumfang, der Kompatibilität mit bereits vorhandener Software, der Handhabung und vor allem dem angebotenen Support den Ausschlag geben.

Fazit

Der immer stärker technisierten und vernetzten Welt kann sich auch ein Unternehmen nicht entziehen. Wer heute effizient und kostensparend arbeiten möchte, für den gibt es keine wirkliche Alternative zum papierlosen Büro. Die Arbeit wird für Mitarbeiter deutlich einfacher, das Unternehmen spart Platz durch den Wegfall eines großen Archivs und die Kosten im Bereich Büroorganisation werden durch die Einführung des papierlosen Büros reduziert.

Bildquelle
Bild oben: © panthermedia.net / Maksim Kabakou
Bild mitte: © panthermedia.net / iodrakon

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